jueves, 9 de enero de 2014

Esto es un no parar

-A ver, por favor, ya estamos todos... Id cogiendo silla, va a comenzar la reunión... Quién quiere ser el primero hoy?
-Yo, lo necesito...
-Adelante, Paco
-Me llamo Paco y soy project manager... Una vez tuve que parar un proyecto antes de acabarlo
-Te queremos, tío
-Desde entonces la gente me mira raro...
-Tú no les hagas caso...
-Y cada vez que inicio un proyecto nuevo me vienen ganas de pararlo
-Tienes que ser fuerte y seguir adelante
-Pero a veces es que simplemente los números no salen y el cuerpo me lo pide...

La situación de Paco puede interpretarse como casi anecdótica incluso para una reunión de informátricos anónimos dado que no es nada habitual que un proyecto se pare.

Pero el que no sea habitual no significa que no deba hacerse más de lo que se hace. Analicemos un momento la situación que lleva a parar un proyecto rebobinando unos meses en el pasado.

-Ave, quo vadis?

Bueno, no tantos... Tengo el condensador de fluzo desalineado hoy... A ver... Ahora.

Voy a aprovechar que estoy en el pasado para en lugar de dar los números de la primitiva a mi yo de esta época hacer una sesión de coaching digital medio seria para lo habitual de mis artículos (sí, yo también creo que soy idiota) y exponer una situación más habitual de lo que se piensa y demostrar con números lo que suele pasar con el objetivo de aprender para cuando vuelva a 2014.

Imaginemos un proyecto de elaboración de un pequeño datamart analítico con sus procesos de carga y una capa de análisis acotada a 5 informes. Valorémoslo por hacerlo redondo en 30.000€.

Normalmente lo que comienza a oler a chamusquina es que cuando se hace el análisis funcional comienzan a aparecer cosas y circunstancias no contempladas en el pliego de requerimientos. Eso hace pensar que seguramente haya más ropa sucia.

Entonces nos encontramos con los dos elementos que mezclados adecuadamente producen la bomba casera:
-Un análisis insuficiente
-Un cliente difícil

Suele ser al final de la fase de análisis cuando se comienza a dar uno cuenta que pasan cosas como:
-El tiempo dedicado al análisis excede el previsto inicialmente según las premisas
-Aparecen diferentes temas que quedan pendientes de definir
-Por cuestiones de agenda varias reuniones se posponen o no son suficientes para revisar todo lo que debe ser revisado
-La planificación resultante y el esfuerzo son bastante superiores a lo previsto.

Es en este momento cuando debería hacerse un primer planteamiento de viabilidad.
-Llevamos consumidos 10k€ y vemos que por lo que se pide deberíamos ir a un presupuesto de 45 en lugar de 30. Qué quieres recortar?
-Nada (fijaos lo difícil del cliente)
-Pasamos a 45 entonces?
-No, 30.
-Vas a hacer parte del desarrollo tú?
-No, lo haces todo tú.

-Y los números no cuadraban!
-Lo sabemos, Paco...

En ese momento la 'pérdida' por posible impago es de 10k. Aquí hay varias opciones:
-Que realmente se pare el proyecto, perdiendo poco dinero y poco tiempo y con el cliente seguramente cabreado pero sin posibilidad de reprochar nada.
-Que se continúe el proyecto en las mismas circunstancias de equipo, asumiendo la pérdida mayor prevista pero con un cliente satisfecho.
-Que se continúe el proyecto con la idea de no perder dinero o, lo que es lo mismo, asignando roles por debajo de lo presupuestado para reducir costes, contando entonces con pérdidas potencialmente mayores (no se sabe si los nuevos perfiles podrán finalizar el proyecto y en el tiempo estipulado) y un cliente potencialmente insatisfecho.

Fijaos que aquí todo radica en la posición de uno y otro y la intransigencia de las partes con el dinero por culpa del efecto casino, del que hablaremos luego.

En el primer caso, la pérdida será de 10k.
En el segundo caso, la pérdida será de 15k.
En el tercer caso, la pérdida es incuantificable, asumiendo que será mínimo de 10k.

En el caso de que se siga adelante con el proyecto, la justificación para tal acto es 'que ya nos deben dinero'.

-Pero nos deben 10k...
-Pero visto lo visto acabaremos perdiendo 15.
-Pues hay que intentar no perder dinero.
-Hacer con 20k el equivalente a 35 para que nos salga?
-Sí, yo sé que tú puedes
-Que no
-Que sí
-Que no
-No te preocupes, ya le llamo para decirle que adelante...
-...

Es aquí cuando comienza a aparecer el efecto casino del doble o nada con las pérdidas y las ganancias. Veréis qué divertido...

Esta circunstancia habla de la psicología de las personas en situaciones de ganancia o pérdida, haciendo que en situaciones de cantidades absolutas iguales se comporte de manera diferente.

La primera situación es tener una deuda de 100 ante un doble o nada. Si sale nada, la deuda se cancela (ganamos 100) y si sale doble, la deuda aumenta (perdemos 100). Lo habitual aquí es jugársela ante la posibilidad de no deber nada... Incluso varias veces.

La segunda situación es tener una ganancia de 100. Si sale nada, perdemos 100 y si sale doble ganamos 100. Las cantidades a ganar y perder son las mismas pero aquí se tiende a tratar de asegurar el máximo, por lo que se es más conservador.

Es esta circunstancia la que ante la pérdida se pretende sacar un 'nada' que deje a ras la cuenta de resultados del proyecto. Lo malo es que no se soluciona con una tirada de dados...

Y entonces más adelante en el proyecto pasa lo inevitable si no se ha analizado en profundidad suficiente:
-Es que hay unos datos que hay que procesar aparte y montar brontocientos procesos individuales y serán 10k más
-Pero me dijiste que lo harías por 20k
-Te dije que no lo haría por 20
-Pues yo entendí...

Total, que la supuesta no ganancia optimista se transforma en pérdida de 25k, equipo cabreado, jefes cabreados y posiblemente cliente cabreado.

Y ya ni os cuento si encima hay que hacer más informes de los previstos, resolución de incidencias, etc todo por tratar de dejar de perder.
-Es que ahora hemos consumido 30 y si no lo acabamos y cobramos perderemos 30 pero si lo acabamos sólo perderemos 15.
-Y podíamos haber perdido sólo 10 y haber dedicado este tiempo a ganar dinero en otros proyectos
-Te voy a dar la razón pero sólo de boquilla... Pero bueno, Yanosapa Ñaremos
-...

Claro que es complicado decir que se paran máquinas y que parece que sea un tema tabú hacerlo o tan sólo ponerlo como posibilidad encima de la mesa, pero mi experiencia en estas circunstancias es que siempre se acaba perdiendo más dinero del que estaba 'entrampado' cuando se inicia la huída hacia adelante.

Por suerte no todos los clientes son tan intransigentes ni todos los análisis se hacen tan poco profundos, con lo que estas circunstancias no llegan a producirse tanto... Pero id ojo avizor y levantad la mano (y el mail para que quede constancia) si os comienza a oler a chamusquina no sea que los arqueólogos encuentren vuestros restos a pocos centímetros del botón de parada de emergencia...

Realizada la sesión de coaching ya puedo volver al presente para poder aplicar lo aprendido entonces asegurándome de que no me vuelva a pasar.

-Paco! Te dije que no hicieras reuniones en casa con tus amigos raritos!
-Señora, no hemos acabado...
-Fus, fus, largo de aquí, bichos!
-Tu mujer sí que sabe cómo parar las cosas...
-Ni te cuén...
-Fuera he dicho!

Mucho cuidado ahí fuera.

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